Пользователь электронной почты, к сожалению, не застрахован от всевозможных сообщений рекламного или вульгарного характера, посланных кем-либо. Так, например, многие торговые фирмы рассылают своим потенциальным клиентам каталоги и различную рекламную информацию, используя почтовые адреса, взятые из телефонных справочников. Сейчас эти фирмы добрались и до электронной почты и все чаше используют ее в качестве инструмента маркетинговой политики. Специальные настройки Outlook позволяют избегать получения и прочтения подобных сообщений, а также вести работу с сообщениями «для взрослых». Об этих и других возможностях мы и расскажем в данном разделе.
Размещение по папкам
Дополнительные настройки папки Входящие определяются во встроенном диалоговом окне Настройка папки Входящие (Ways to organize Inbox), изображенном на рис. 9.41. Для открытия этого окна выберите команду > сервис > организовать. или щелкните по одноименной кнопке на панели инструментов Стандартная.
Рис. 9.41. Настройка папки Входящие, вкладка По папкам
На данной вкладке пользователь может установить дополнительные параметры перемещения элементов.
- Переместить выделенные сообщения (Move message selected below to). Выделите сообщения, необходимые для перемещения. В раскрывающемся списке выберите папку, в которую следует перенести элементы, после чего нажмите кнопку Переместить (Move).
- Создать правило (Create rule). Создается правило для полученных или отправленных сообщений указанному контакту, которое перемещает элементы в выбранную папку. Для указания контакта просто выделите пришедшее от него сообщение. После заполнения всех полей нажмите кнопку Создать (Create). Появится предупреждение о применении правила для уже имеющихся сообщений, а после ответа рядом с кнопкой Создать (Create) — надпись Готово (Finish).
Если не существует папки для перемещения элементов, то для ее создания нажмите кнопку Создать папку (New Folder) в верхней части этого диалогового окна. Появится уже знакомое диалоговое окно Новая папка (см. раздел 9.11.2 «Создание правила»).
Для более детальной настройки правила можно обратиться к Мастеру правил, нажав одноименную кнопку в верхней части этого диалогового окна.
Цветовое выделение
При активной и полноценной переписке пользователь может получать сообщения повышенной важности, требующие незамедлительной обработки. Хорошо если отправитель помечает сообщения как особо важные, а если нет? Как сразу отличить подобные сообщения из списка всех пришедших писем? Microsoft Outlook позволяет применять специальный формат для указанных сообщений. Таким образом они будут выделяться из массы простых писем.
Рис. 9.42. Настройка папки Входящие, вкладка По цвету
На вкладке По цвету (Using Colors) пользователь может выбрать специальное цветовое выделение для сообщений, пришедших от определенного контакта. Для этого укажите в раскрывающемся списке, что для приходящих или отправленных сообщений будет использоваться цветовое выделение. После этого выделите сообщение, пришедшее от контакта, или введите его имя в поле Контакт (Contact). И наконец, выберите из раскрывающегося списка цвет, которым будут выделяться последующие сообщения (рис. 9.42). Нажмите кнопку Применить цвет (Apply Color), и все сообщения от данного контакта будут выделены.
Нажатие кнопки Автоформатирование (Automatic Formatting) вызовет появление одноименного диалогового окна, в котором пользователь может более детально указать и условия автоформатирования, и сам формат.
Давайте усложним условия автоформатирования для демонстрации всех его возможностей. Допустим, что сообщение от данного контакта подлежит выделению, если в поле Тема (Subject) или тексте сообщения имеется слово «глава», если сообщение содержит вложение, размер которого превышает 100 Кбайт, а также если сообщение имеет отметку к исполнению.
Читайте также: Mail delivery subsystem что это
Пример 9.33. Автоформатирование
Письма, полученные от контакта
Искать текст := глава
Место поиска поле темы и текст сообщения
Вложения Одно или несколько вложений
Размер Больше := 100
Поле > Часто используемые поля > Отметка «К исполнению»
Условие не пусто
Добавить к списку
Помимо изменений условий автоформатирования, пользователь может поменять шрифт, которым будут отображаться сообщения в папке Входящие. Настроить параметры автоформатирования можно также, изменяя настройки представлений Outlook.
Следующей после вкладки По цвету (Using Colors) идет вкладка По представлению (Using Views), но поскольку ее назначение тривиально (измене ние представлений папки Входящие), мы сразу перейдем к следующей вкладке Нежелательная почта (Junk E-mail).
Вкладка Нежелательная почта
Данная вкладка служит для настройки Outlook на автоматическое выделение или удаление нежелательных сообщений и сообщений «для взрослых», содержащих информацию сексуального и эротического плана (рис. 9.43).
В раскрывающемся списке Действие (Automatically) выберите окрашивать (color), если вы хотите окрашивать нежелательные сообщения, или переместить (move), если хотите удалять подобные сообщения автоматически. В следующем раскрывающемся списке выберите цвет или папку соответственно. После чего нажмите кнопку Включить (Turn on), если же вы захотите снять или изменить режим проверки .нежелательных сообщений, нажмите кнопку Выключить (Turn Off).
Действия Outlook в данном случае выглядят следующим образом. Каждое новое сообщение проверяется на наличие наиболее типичных фраз для рекламы и нецензурных выражений. Список терминов, которые Outlook ис пользует для отбора предполагаемого «мусора», вы элементарно-можете найти в файле C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice101033Filters.txt.
Рис. 9.43. Настройка папки Входящие, вкладка Нежелательная почта
Данный файл содержит англоязычные выражения и термины, но вы можете либо сами обновить этот список, либо обратиться за получением фильтров по приведенному ниже адресу.
Сообщения могут также отбираться на основе списка адресов электронной почты отправителей ненужных сообщений и сообщений, предназначенных только для взрослых. Многие фирмы выпускают фильтры для почты и регулярно обновляют их; такие фильтры могут быть установлены в Outlook. В них приводятся самые актуальные списки отправителей коммерческой рекламы и сообщений сомнительного содержания. Подробнее об этом смотрите на Web-узле Outlook по адресу www.microsoft.com/rus/office/outlook.
Пользователь Outlook может самостоятельно пополнять этот список по мере получения нежелательных сообщений электронной почты. Для этого выде лите сообщение и выберите команду > Действия > Нежелательная почта > Добавить нежелательных отправителей.
Для изменения (добавления или удаления адресов) списка нежелательных отправителей щелкните гиперссылку Щелкните здесь (click here), после чего — гиперссылку Отправители нежелательной почты (Edit Junk Senders). Появится одноименное диалоговое окно, в котором можно добавить дополнительные адреса или, наоборот, удалить некоторые, если вы вновь захотели получать сообщения от данных отправителей.
Последнее, что хотелось бы рассмотреть в этой части, — работа по выводу текста сообщения на печать. Возможность распечатки информации — такое же общее средство для папок Outlook, как представления или категории. То есть можно распечатывать не только текст сообщений, но и задачи, календарь, список контактов. Здесь я ограничусь рассмотрением лишь печати сообщений (хотя и приведу полный список стандартных стилей). Для других элементов Outlook действия будут выглядеть аналогичным образом.
Стандартные стили
Для настройки параметров печати выберите команду > Файл > печать. (рис. 9.44).
Рис. 9.44. Диалоговое окно Печать
Читайте также: Распиновка зарядки сони эриксон
В разделе Принтер (Printer) пользователь должен выбрать принтер для печати. Для этого устройство печати должно быть установлено. Подробные инструкции по установке принтера на компьютер вы найдете в справочной системе Windows. В случае необходимости можно изменить стандартные настройки принтера, нажав кнопку Свойства (Properties). Например, параметры бумаги, отображение графики или качество печати.
В группе Стиль печати (Print Style) можно определить стиль вывода на печать информации. С каждым типом представления связан набор стилей печати, выбираемых при печати представления или элемента. Для печати отдельных элементов используется стиль Заметка (Memo Style), остальные стандартные стили печати используются для печати представлений. При выборе представления значками или временной шкалой представление не печатается и доступен только стиль Заметка, в котором печатаются отдельные элементы.
Для представления Сообщения (Messages) папки Входящие существует всего два стандартных стиля.
- Таблица (Table Style). Печатаются все или только выбранные элементы представления с отображением видимых столбцов. В нижеследующем разделе Печатать (Print Range) выберите соответствующий переключатель.
- Заметка (Memo Style). Выделенный элемент печатается в форме сообщения. Если выделить несколько элементов, то установка флажка каждое сообщение с новой страницы (Start each item on a new page) в разделе Параметры печати (Print options) будет автоматически разделять их. Если здесь же установить флажок печатать вложения (Print attached files), то выводимое сообщение будет содержать пиктограмму файла и его название.
В табл. 9.8 приведены стандартные стили для элементов и представлений других папок Outlook.
Типы представления Стиль печати Что печатается Все типыЗаметкаВыбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графикиТаблицаТаблицаВыбранные или все элементы в списке с отображением видимых столбцовКалендарьЕжедневникОдин день на странице с 7:00 до 19:00 с областями задач и заметокЕженедельник ЕжемесячникОдна неделя на странице без областей задач и заметок Один месяц на странице без областей задач и заметокТри колонкиОдин день, один месяц и панель задач в виде трех секций на странице, которую можно сложить втроеПодробный календарьСписок элементов календаря, включая содержание каждого элементаВременная шкалаЗаметкаВыбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графикиЗначкиЗаметкаВыбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графикиКарточкиКарточкиВсе карточки по одной сверху вниз на странице, в две колонки, шесть пустых карточек в конце, язычки с буквами и буквы-заголовкиМаленькая брошюраВсе карточки на двух сторонах листа бумаги по 8 страниц на листе в альбомной ориентации. Листы можно обрезать и брошюроватьНебольшая брошюраВсе карточки на двух сторонах листа бумаги по 4 страницы на листе в книжной ориентации. Листы можно обрезать и брошюроватьТелефонная книжкаИмена и номера телефонов всех контактов сверху вниз на странице, язычки с буквами и буквы-заголовки
Таблица 9.8. Стандартные стили печати
Определение нового стиля
Пользователь может изменять и создавать собственные стили печати. Для этого нажмите кнопку Определить стили (Define Styles) и выберите стиль, на основе которого будете создавать собственный, например Заметка (Memo Style). Нажмите кнопку Копировать (Сору). Появится диалоговое окно Параметры страницы: Копия стиля Заметка (Page Setup: Copy of Memo Style), изображенное на рис. 9.45.
Читайте также: Почему не работает безлимит на соцсети теле2
В поле Стиль (Style name) введите название нового стиля, по умолчанию название имеет значение Копия стиля Memo Style (Заметка). На вкладках этого окна установите параметры стиля.
- Формат (Format). Здесь определяются настройки шрифтов для заголовков и полей, а также возможность затенения заголовков, дат и дополнитель-. ных полей.
Рис. 9.45. Диалоговое окно Параметры страницы: Копия стиля Memo Style
- Бумага (Paper). Здесь определяются тип, размер поля и ориентация бумаги. По умолчанию для сообщений выбран тип Letter (8,5 x 11 in).
- Колонтитулы (Header/Footer). Здесь можно определить колонтитулы для страниц (номер страницы, дата, время печати и имя пользователя). Для указания колонтитула переведите текстовый курсор в одну из секций (слева, по центру, или справа страницы) и нажмите соответствующую кнопку колонтитула (см. рис. 9.45).
После задания всех параметров стиля нажмите кнопку ОК. Чтобы начать печать, необходимо нажать кнопку ОК в диалоговом окне Printing. (Печать. ).
Пользователь Outlook может посмотреть, как будет выглядеть сообщение на бумаге. Для этого нажмите кнопку Просмотр (Print Preview) или выберите команду > Файл > Предварительный просмотр.
Для удобства работы в программе Outlook 2010 с входящими письмами можно настроить автоматическое выделение писем различными цветами. Для этого необходимо задать условия, которым должно соответствовать входящее сообщение, например имя или адрес электронной почты отправителя, и к таким сообщениям применяется условное форматирование. Такая функция в программе Outlook называется условным форматированием.
Использовать условное форматирование можно в различных случаях, вот некоторые из них:
- Выделение всех новых входящих писем цветом или шрифтом.
- Выделение писем отправленных от определенного адресата цветом.
- Выделение писем с определенными словами в теме или сообщении письма.
- Выделение писем с меткой.
- Выделение писем с вложениями.
Как выделить письма цветом с определенным словом в теме письма в папке «Входящие», описано ниже:
1. Выделите папку «Входящие» (фильтры поиска должны быть отключены) (Рис.1).
2. В главном меню перейдите на вкладку «Вид» (Рис.2).
3. В группе «Текущее представление» выберите команду «Настройка представления» (Рис.2).
4. Появится окно «Дополнительные параметры представления». Нажмите кнопку «Условное форматирование» (Рис.3).
5. Появится окно «Условное форматирование». Нажмите кнопку «Добавить» (Рис.4).
6. Введите имя для правила «Проекты» (Рис.4).
7. Нажмите кнопку «Шрифт» (Рис.5).
8. Появится окно «Шрифт». В разделе Цвет выберите «Красный». Далее «ОК» (Рис.6).
9. В окне «Условное форматирование» нажмите кнопку «Условие» (Рис.7).
10. Появится окно «Отбор». В поле «Искать текст» введите «Проекты» (Рис.8).
11. В поле «Место поиска» выберите «поле темы и текст сообщения» (Рис.8).
12. Закройте остальные окна кнопкой «ОК». Письма должны выделиться красным шрифтом (Рис.9). Результат:
Если вы хотите выделить сообщения в другой папке, необходимо предварительно выделить ее (Рис.10) и провести аналогичные действия.
Коллеги, добрый день
Есть ExchangeOnline и список доверенных доменов получателей.
Можно ли как то выделить в клиенте Outlook письма от адресатов из этого списка цветом ?
Будет плюсом выделение адресатов не из этого списка другим цветом ?
Хочется наглядно видеть кто Белом листе, а кто нет
