Как заархивировать папку в outlook

Как заархивировать папку в outlook

Пользователи программы Microsoft Outlook, которым важна история сообщений, время от времени задаются вопросом, как сохранить историю входящих и исходящих сообщений. В данном приложении можно поместить все сообщения в отдельный архив и сохранить их на жестком диске или на съемном носителе, для этого понадобится:

— Персональный компьютер или ноутбук;

— Приложение Microsoft Outlook( Данная программа входит в пакет офисных программ Microsoft Office 2016, лицензионную версию которой вы можете заказать у нас со скидкой).

Инструкция

  1. Люди, которые используют почтовую программу Microsoft Outlook, имеют возможность сохранить все входящие и исходящие письма в отдельный файл на своем компьютере или на съемном носителе. Это очень важно для тех пользователей, которые не сохраняют отдельно информацию из полученных сообщений и для тех, кому важна история переписки. Для сохранения сообщений откройте рабочее окно программы Microsoft Outlook, нажмите на меню «Файл», в раскрывшемся списке укажите команду «Открыть». Будет загружено дополнительное окно, в нем выберите опцию «Экспорт в файл» и кликните команду «Файл данных Outlook». Сохранение сообщений в Microsoft Outlook

Впишите название для данного файла и обозначьте дату его создания.

  • Выделите письмо, которое нужно поместить в архив, кликните на маркер, в виде пустого квадрата, и нажмите на команду «Архивировать». Будет предложено несколько вариантов архивирования, выберите нужный и в отведенное поле впишите дату создания архива. Если у вас создано несколько архивов писем от одного отправителя, то они автоматически будут соединены в одну логическую цепочку, соответственно управление этими письмами станет максимально удобным. Обратите внимание на то, что архивированные письма будут сохранены навсегда, а удаленные письма хранятся в программе всего месяц.
  • Если вам необходимо переместить из архива определенные письма в другой файл, то выделите нужное письмо и нажмите кнопку «Обзор». Импорт письма из архива
  • Выберите пункт «Поместить во входящие» и нажмите кнопку ОК. Выполните действия, описанные в пункте 2, и создайте отдельный архив для данного письма.

  • Если вы не используете почтовые приложения, но вам необходимо обеспечить сохранность всех имеющихся писем, в таком случае желательно использовать распространенный и многофункциональный почтовый сервис Gmail. Возможности данного сервиса позволяют обеспечить полную сохранность вашей информации и создать отдельные архивы для ваших писем. Помимо этого сервис обеспечивает хранение вашей информации на своем сервере, благодаря этому ваши письма останутся в сохранности даже после полного краха вашей системы.
  • Видео: Архивация данных Outlook

    Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

    Читайте также:  Как настроить интернет на автомагнитоле на андроид

    Зачем нужна архивация почты?

    Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде. Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

    Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

    Как узнать размер почтового ящика

    Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

    Есть два основных пути:

    • используя возможности веб-интерфейса;
    • через интерфейс самой программы.

    Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

    1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
    2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
    3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

    В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

    1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».
    2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

    Автоматическая архивация

    Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

    • открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
    • нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
    • находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
    • при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
    • в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

    Архивируем вручную

    Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

    В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

    В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

    Перемещение в сетевой архив

    Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

    Читайте также:  Записать в виде логической формулы высказывания

    Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

    • открыть Аутлук через браузер;
    • в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
    • нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
    • письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

    Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

    На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

    Как подключить архив на другом компьютере

    В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:

    1. Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
    2. Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
    3. Выбираем «Открыть и экспортировать».
    4. В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.

    Введение. Для чего нужна архивация?

    Дорогие друзья, прежде чем узнать, как архивировать письма или создать архив почты Outlook 2010, давайте разберёмся для чего это в принципе нужно. Может быть, что вы передумаете это делать. Или же вы, вообще, искали совершенно не это. Поэтому не стоит умалять значение некой теории, потому что так можно избежать лишней работы.

    Иногда вам может понадобится архивировать свою почту, чтобы перенести её на внешний накопитель

    Для чего же может пригодиться знание о том, как заархивировать письма в outlook 2010?

    1. Если вам нужно куда-то сохранить почту, чтобы потом получить к ней доступ. Например, при переустановке операционной системы компьютера или ноутбука.
    2. Если есть необходимость открыть письма на другом устройстве, при его смене старого.
    3. Также при простом переносе входящих или исходящих сообщений на внешний носитель информации.

    Как создать архив писем?

    Итак, давайте перейдём к тому, как заархивировать письма в почте outlook 2010:

    1. Для начала, естественно, нужно открыть программу outlook. Для этого кликните по ярлыку запуска приложения в меню «Пуск», затем жмём «Все программы», ищем папку с пакетом офисных программ от Microsoft и уже в открывшемся списке нажимаем на нужный файл левой кнопкой мыши.
    2. Теперь нажмите на вкладку «Файл» в верхней основной панели инструментов приложения. Здесь нам нужен будет такой пункт, как «Открыть».
    3. В появившемся окне экспорта необходимо взять «файл данных outlook».
    4. Обратите своё внимание на то, что в обязательном порядке указываются наименования файлов ваших писем, а также период их создания (то есть, дата).
    5. Выделяем письма, которые вы хотите архивировать, специальной галочкой. Только потом кликаем по кнопке «Архивировать», когда все нужные сообщения выбраны.
    6. Система попросит вас уточнить один из способов архивации. Укажите наиболее подходящий для вас вариант. Не забываем про указание даты архивации в предназначенном для этого месте в диалоговом окне.
    7. Итак, нам с вами удалось создать архив писем в outlook Можете себя поздравить!
    Читайте также:  Как в ворде сделать зеркальные поля

    Давайте немного поговорим о том, что же дальше делать с архивированной почтой. Как было отмечено выше, доступ к этим сообщениям ни в коем случае не закрывается. Вы можете их смотреть, читать и извлекать из них нужную информацию. Такие архивы не имеют ограничений по сроку хранения. Поэтому можете не волноваться по поводу их сохранности.

    Найти их можно легко в специальном разделе под непринуждённым названием «Вся почта». Это вполне логично, раз там хранится весь запас писем, включая заархивированные. Обратите также внимание на то, что письма от одного отправителя, которые попали под архив, создадут некую цепь. Сделано это для более удобного и комфортного обращения с архивами. Управление происходит с помощью простой мыши стандартными средствами программы, так что устанавливать сторонние продукты и утилиты вам не нужно будет.

    Заключение

    Уважаемые читатели, сегодня мы с вами обсудили вопрос о том, как архивировать почту outlook 2010. Как вы заметили, это сделать очень просто: нужно всего лишь выбрать необходимые письма с помощью специальной галочки в окне программы, затем нажать на кнопку архивации и подобрать нужные для вас настройки сохранения. После этого вы без проблем сможете управлять созданным архивом, открывать входящие или исходящие сообщения, работать с ними, даже если у вас что-то случится с компьютером или ноутбуком. Но для этого архив должен быть записан на внешний носители или жёсткий диск, на котором не установлена операционная система. Надеемся, что у вас всё получилось и никаких проблем либо неполадок во время работы не возникло. Делимся, друзья, в комментариях: для чего вам мог понадобиться архив писем, и легко ли потом с ним работать?

    Ссылка на основную публикацию
    Как группировать в ворде 2007
    Для того, чтобы иметь возможность работать с несколькими графическими объектами, расположенными в документе, как с единым объектом, в редакторе Word...
    Как вернуть чемпиона в league of legends
    Я купил чемпиона, но он мне особо не понравился. Могу ли я его вернуть? Вопрос относиться к игре: League of...
    Как взломать личный кабинет мегафон
    Компания Мегафон является одним из топовых поставщиков услуг сотовой связи. Пользователи могут получать качественные услуги, а также выполнять большое количество...
    Как добавить java в path
    После успешной установки JDK перейдите в командную строку. Для этого у Вас есть два варианта: Нажмите сочетание клавиш Win+R ->...
    Adblock detector